ビジネス英会話は様々なシーンごとに学習していくのが一般的です。
具体的には、メール、電話、ミーティング、プレゼンテーション、営業交渉、などのシーンが挙げられます。
その中でも一番初めに覚えるべきは、まずメールか電話の応答のシーンでしょう。
今回はビジネス英語の中でも基本の、電話のシーンに特化した表現をご紹介します。
電話を掛ける側と受ける側での応答を順序立てて、対話形式で掲載していきます。
Contents
電話をかけるシーン
ここでは、YM商事の青木けんたさがABC社のスミスさんに電話をかけるシーンをシミュレーションしてみたいと思います。
まずは電話がかかってきたシーンを想定した応答からです。
はい、ABC社でございます。ご用件をお伺いいたします。
※日本語の「もしもし」にあたる英語はHelloです。親しい友人同士などフランクに話す場合はHiが使われることも多いです。
お世話になっております、YM商事の青木けんたと申します。
初めてお電話させて頂いております。
※初めて相手先の会社に電話する際は、担当者を呼び出す前にこの表現を入れるとよいでしょう。
スミスさんいらっしゃいますでしょうか？
同じような表現で下記のように会話する場合もあります。
スミスさんはお手すきですか？
ここからはそれぞれのシーンごとの返答を掲載します。
電話取次ぎのシーン
ここからは、最初に電話を受けた人から、本人へつなぐシーンの会話を記載します。
小さな会社以外は内線でつなぐことも頻繁に起こりますので、そのあたりの英語表現を知っておくことが重要です。
また、必ずしも本人が在席とは限らないので不在の場合の応答に関しても後程ご紹介します。
お電話有難うございます。
おつなぎ致しますので少々お待ち下さいませ。
ここからは、社内の会話のシーンに入ります。
スミスさん、YM商事の青木様からお電話が入っております。
ありがとう。繋いでもらえますか？
内線で取り次ぐ場合はこのように表現の仕方があります。
内線番号5番です。
ありがとう。
相手との通話シーン
ここからは実際に電話をかけてきた相手と会話をするシーンに入ります。
具体的な話の内容はその時々で様々ですので、ここでは会話の導入部である程度想定できる文言を掲載します。
お電話変わりましたスミスです。
親しい間柄では下記のような表現をする場合もあります。→
どちら様でしょうか？
電話口の相手が不明な場合はこのように相手に投げかけます。
同じような表現として下記のようなものがあります。
もしも、電話を受けたのがスミスさん本人だった場合は
私がスミスです。
どのようなご用件ですか？
数点確認したいことがございまして。
※confirm⇒確かめる、確認する
時間があまりとれないことを相手に伝える場合は下記のような表現方法があります。
手短にお願い頂けますか？
相手が時間があまり無いことが判明したら、電話を掛けたがわは下記のように応えます。
簡潔にお話しいたします。
※brief⇒（文書などが）簡潔な、（時間が）短い
明日の打ち合わせのの件でお電話致しました。
はい、どうかしましたか？
スミス氏がちょうどこちらからも電話しようと思っていた場合にはこのように言います。
ちょうど私もこちらから電話しようと思っていました。
本人不在シーン
上述したように、ここからはスミスさんが電話に出られないシーンを想定してそれぞれの返答を掲載します。
電話に出られない状況の場合は、日本語同様、相手に具体的な理由を述べてあげるのが親切です。
したがって、離席中、打ち合わせ中、外出中、他の電話対応中にわけて英語表現を記載します。
①席を外している場合
申し訳ありません。スミスはあいにく席を外しております。
②他の電話に出ていて対応できない場合
すみません、スミスな別な電話に出ておりまて・・・。
③打ち合わせ中の場合
すみません、スミスは現在打ち合わせ中でございまして・・・。
※right now⇒ちょうど今、今は
④外出して不在の場合
すみません、スミスはただいま外出しております。
伝言があるか確かめる場合は、下記のように表現します。
伝言を承りましょうか？
逆、こちらから伝言を依頼する場合は、下記のように表現します。
伝言をお願いできますでしょうか？
伝言ではなく、折り返しの電話を依頼する場合は下記のように表現します。
スミス様に折り返しお電話頂けるようお願いできますでしょうか？
上記はよりかしこまった表現ですが、もう少しフランクに言う場合は下記のような表現方法もあります。
スミスさんから折り返しご連絡もたいらいのですが？
了解しました。なるべく早く彼からお電話するように致します。
逆にスミスさんのケータイ番号を教えてほしいと申し出る場合には下記のような表現の仕方があります。
スミス氏のケータイ番号を教えて頂けませんでしょうか？
電話を受けた者が、逆にケータイ番号を聞く場合はこのように言うことができます。
代わりにあなたのケータイ番号を教えて頂けませんか？
※instead⇒代わりに（副詞）
ここからは、先ほどの続きで青木氏が伝言を依頼するシーンに戻ります。
ありがとうございます、お願いいたします。
戻り時間を確する場合は下記のような表現方法があります。
スミス氏はいつ頃戻られますか？
よくあるシーンですが、電話を切ろうとした矢先に本人が戻ってきた場合にはこのように表現します。
今、彼が戻ってきました！
電話回線の不具合シーン
ここからは、番外編として外出先から電話がかかってきが場合など、うまく聞き取れない場合や,相手がきちんと聞き取れてがいるかを確認する場合のシーンを想定しています。
このようなシーンも往々にしてあると思います。
耳慣れない英語で、しかも音もクリアでないとしたら相手の要件を聞き取るのはかなり困難です。
聞き間違えを起こさないためにも、しっかりと通話不具合時の表現も覚えておきたいところです。
ちょっと回線があまりよくないようなのですが・・・。
声がうまく聞こえないのですが・・・。
こちらからかけ直しましょうか？
もう少し大きな声で話してもらえますか？
もう少しはっきり会話してもらえますか？
こちらの声ははっきり聞こえていますか？
間違い電話
こちらも番外編ですが、最後に間違い電話がかかってきた場合の電話表現をご紹介します。
間違い電話にもスムーズに対応できるように準備しておきましょう。
電話番号をお間違えではないですか？
申し訳ありません、間違えました。
まとめ
以上、ここまでビジネスシーンでの電話対応の導入部分の英語表現を掲載してきました。
冒頭にも書きましたが、ビジネス英語を学習する上で一番最初に学習すべきは、基本の電話とメールでのやりとりです。
実際の会話に入る前の電話の取次ぎ段階では、それほど多くの表現を要しないのでお決まりの表現として覚えてしまうとよいと思います。
一通り覚えた後は、実践練習としてオンライン英会話の講師と会話するのもおすすですよ。
最後までお読み頂き有難うございました。
