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ビジネス英語で使う電話対応表現をまとめてみた。

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ビジネス英会話は様々なシーンごとに学習していくのが一般的です。
具体的には、メール、電話、ミーティング、プレゼンテーション、営業交渉、などのシーンが挙げられます。

ビジネス

その中でも一番初めに覚えるべきは、まずメールか電話の応答のシーンでしょう。

今回はビジネス英語の中でも基本の、電話のシーンに特化した表現をご紹介します。

電話を掛ける側と受ける側での応答を順序立てて、対話形式で掲載していきます。

電話をかけるシーン

ここでは、YM商事の青木けんたさがABC社のスミスさんに電話をかけるシーンをシミュレーションしてみたいと思います。

まずは電話がかかってきたシーンを想定した応答からです。

電話

はい、ABC社でございます。ご用件をお伺いいたします。

Hello,This is ABC corporation.How can I help you?

※日本語の「もしもし」にあたる英語はHelloです。親しい友人同士などフランクに話す場合はHiが使われることも多いです。

お世話になっております、YM商事の青木けんたと申します

Hello,This is Kenta Aoki from YM corporation.

初めてお電話させて頂いております。

I am calling for the first time.

※初めて相手先の会社に電話する際は、担当者を呼び出す前にこの表現を入れるとよいでしょう。

ケータイ電話

スミスさんいらっしゃいますでしょうか?

May I speak to Mr.Smith,please?

同じような表現で下記のように会話する場合もあります。

スミスさんはお手すきですか?

Is Mr. Smith available?

スミス氏

ここからはそれぞれのシーンごとの返答を掲載します。

電話取次ぎのシーン

ここからは、最初に電話を受けた人から、本人へつなぐシーンの会話を記載します。
小さな会社以外は内線でつなぐことも頻繁に起こりますので、そのあたりの英語表現を知っておくことが重要です。

また、必ずしも本人が在席とは限らないので不在の場合の応答に関しても後程ご紹介します。

お電話有難うございます。

Thank you very much for the call.

おつなぎ致しますので少々お待ち下さいませ。

I‘ll conect you right now,please hold on.

ここからは、社内の会話のシーンに入ります。

電話取次ぎ

スミスさん、YM商事の青木様からお電話が入っております。

Mr.Smith. Mr. Aoki from ABC corporation is on the phone.

ありがとう。繋いでもらえますか?

Thank you. Could you connect the phone?

内線で取り次ぐ場合はこのように表現の仕方があります。

内線番号5番です。

Mr. Aoki is on extension line 5.

内線電話

ありがとう。

Thanks. I will take it from here.

相手との通話シーン

ここからは実際に電話をかけてきた相手と会話をするシーンに入ります。

具体的な話の内容はその時々で様々ですので、ここでは会話の導入部である程度想定できる文言を掲載します。

お電話変わりましたスミスです。

This is Smith speaking.

親しい間柄では下記のような表現をする場合もあります。→

Hello,Mr.Aoki. This is Smith speaking.

どちら様でしょうか?

May I ask you who is calling?

電話口の相手が不明な場合はこのように相手に投げかけます。

同じような表現として下記のようなものがあります。

Whom I am talking?

もしも、電話を受けたのがスミスさん本人だった場合は

私がスミスです。

This is he speaking.

どのようなご用件ですか?

what can I do for you today?

数点確認したいことがございまして。

I would like to confirm on certain things.

※confirm⇒確かめる、確認する

時間があまりとれないことを相手に伝える場合は下記のような表現方法があります。

手短にお願い頂けますか?

Can you make it short?

相手が時間があまり無いことが判明したら、電話を掛けたがわは下記のように応えます。

簡潔にお話しいたします。

I will make it very brief.

※brief⇒(文書などが)簡潔な、(時間が)短い

明日の打ち合わせのの件でお電話致しました。

This call is about the meeting tomorrow.

ミーティング

はい、どうかしましたか?

Okay, what about it? Anything wrog?

スミス氏がちょうどこちらからも電話しようと思っていた場合にはこのように言います。

ちょうど私もこちらから電話しようと思っていました。

I was about to give you a call.

本人不在シーン

上述したように、ここからはスミスさんが電話に出られないシーンを想定してそれぞれの返答を掲載します。

電話に出られない状況の場合は、日本語同様、相手に具体的な理由を述べてあげるのが親切です。
したがって、離席中、打ち合わせ中、外出中、他の電話対応中にわけて英語表現を記載します。

①席を外している場合

申し訳ありません。スミスはあいにく席を外しております。

Sorry. It seems Mr.Smith is away from his desk.

空席

②他の電話に出ていて対応できない場合

すみません、スミスな別な電話に出ておりまて・・・。

Sorry. Mr.Smith is on another line.

③打ち合わせ中の場合

すみません、スミスは現在打ち合わせ中でございまして・・・。

Sorry. Mr.Smith is in a meeting right now.

※right now⇒ちょうど今、今は

④外出して不在の場合

すみません、スミスはただいま外出しております。

Sorry. Mr.Smith is out of the office now.

伝言があるか確かめる場合は、下記のように表現します。

外出

伝言を承りましょうか?

May I take your message?

逆、こちらから伝言を依頼する場合は、下記のように表現します。

伝言をお願いできますでしょうか?

May I leave my message?

伝言ではなく、折り返しの電話を依頼する場合は下記のように表現します。

スミス様に折り返しお電話頂けるようお願いできますでしょうか?

Could you please make sure to have Mr. Smith return my call?

上記はよりかしこまった表現ですが、もう少しフランクに言う場合は下記のような表現方法もあります。

スミスさんから折り返しご連絡もたいらいのですが?

Could you have him call back?

伝言

了解しました。なるべく早く彼からお電話するように致します。

O.K. I‘ll make sure he‘ll call you back as soon as possible?

逆にスミスさんのケータイ番号を教えてほしいと申し出る場合には下記のような表現の仕方があります。

スミス氏のケータイ番号を教えて頂けませんでしょうか?

May I ask for Mr.Smith‘s mobile number?

電話を受けた者が、逆にケータイ番号を聞く場合はこのように言うことができます。

代わりにあなたのケータイ番号を教えて頂けませんか?

May I ask for you your mobile instead?

※instead⇒代わりに(副詞)

ケータイ番号

ここからは、先ほどの続きで青木氏が伝言を依頼するシーンに戻ります。

ありがとうございます、お願いいたします。

I would like that, thank you.

戻り時間を確する場合は下記のような表現方法があります。

スミス氏はいつ頃戻られますか?

Do you know when he will come back?

よくあるシーンですが、電話を切ろうとした矢先に本人が戻ってきた場合にはこのように表現します。

今、彼が戻ってきました!

Hold on please, He is now back at his desk.

電話回線の不具合シーン

ここからは、番外編として外出先から電話がかかってきが場合など、うまく聞き取れない場合や,相手がきちんと聞き取れてがいるかを確認する場合のシーンを想定しています。
このようなシーンも往々にしてあると思います。

耳慣れない英語で、しかも音もクリアでないとしたら相手の要件を聞き取るのはかなり困難です。

聞き間違えを起こさないためにも、しっかりと通話不具合時の表現も覚えておきたいところです。

ちょっと回線があまりよくないようなのですが・・・。

The connection isn‘t so good.

声がうまく聞こえないのですが・・・。

うるさい

I can‘t hear you well.

こちらからかけ直しましょうか?

Shall I call back?

もう少し大きな声で話してもらえますか?

Can you be louder,please?

もう少しはっきり会話してもらえますか?

Can you speak up?

こちらの声ははっきり聞こえていますか?

Is my voice clear?

間違い電話

こちらも番外編ですが、最後に間違い電話がかかってきた場合の電話表現をご紹介します。
間違い電話にもスムーズに対応できるように準備しておきましょう。

電話番号をお間違えではないですか?

Are you sure you have right number?

申し訳ありません、間違えました。

Sorry. I made a mistake.

まとめ

以上、ここまでビジネスシーンでの電話対応の導入部分の英語表現を掲載してきました。

冒頭にも書きましたが、ビジネス英語を学習する上で一番最初に学習すべきは、基本の電話とメールでのやりとりです。

実際の会話に入る前の電話の取次ぎ段階では、それほど多くの表現を要しないのでお決まりの表現として覚えてしまうとよいと思います。
一通り覚えた後は、実践練習としてオンライン英会話の講師と会話するのもおすすですよ。

最後までお読み頂き有難うございました。

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