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英語のビジネスメールの書き方の基本

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現代ではビジネスを進める上で、メールは必須アイテムとなっているのは周知の事実です。

ビジネスでのメール文面は日本語ですら大変気を遣ってしまうものですが、ましてや英語で書くとなると大変不安に思う方が多いと思います。

例えば日本ではビジネスメールで「お世話になっております。」「何卒宜しくお願いいたします」といった表現が頻繁に用いられますが、英語ではどのように表現するでしょうか・・・?
さらに、辞書で調べて文章を作ってはみたけど不自然な英語になってないかな・・・?など皆さんはこのように感じか経験はないでしょうか。

結局あれこれ考えているうちに、私たちは英語でのビジネスメールの書き方がわからなくなり、億劫になってしまいます。

面倒

しかしながら、英文メールは基本のルールを押さえてしまえばそれほど難しいものではありません。

会話の役立つ表現集の中でも、ビジネスで使う英語のメールの書き方をご紹介していきたいと思います。
ビジネス英語を学ぶ上で、メール文章は電話対応と並んで一番最初に学ぶべき重要項目です。

これから外資系に就職や転職を考えている、もしくは海外で働きたいと思っている方には英文メールの基本がご理解いただけると思います。

メール

英語のビジネスメールと日本のビジネスメールには一つ大きな違いがあります。

それは、英文の場合は、フレンドリーな感じで話し言葉を用いて書くのが一般的であることです

日本の場合は、ビジネスメールを送る際には手紙のような文章特融の非常にかしこまった表現でメールの文章が書かれるのが一般的です。
そして普段の日常会話では使わない言葉がしばしば用いられます。

フォーマル

例えば、下記のような表現です。

・この度は・・・
・大変恐縮ではございますが・・・
・お手数ではございますが・・・
・何卒宜しくお願い申し上げます・・・

実は英文のビジネスメールもかつてはフォーマルな表現が主流でした。
しかしながら、インターネットの普及と共にメールのやりとりも増え、簡潔にわかりやすい内容のメール文面が求められるようになりました。

このような理由から、現在では、内容が理解しやすい日常でも使われる話言葉でメールの文章も記載されるようになりました。

それではまず英文のメールの文章の構成についてみていきたいと思います。
基本は「シンプルでわかりやすく」です。

英文のビジネスメールの構成 お客様編

メールの送信先がお客様の場合には、下記のような流れで記載します。
英文メールを送信する場合はこの流れに沿って、簡潔に記載すると共に、早々に本題に入ります。(相手に余計な時間を取らせないため)

①丁寧なあいさつ
②相手に敬意を払う表現
③メールの目的を記載
④今回の依頼内容
⑤依頼した目的
⑥丁寧な締めの文章

クライアント

それでは具体的な文章を見てみましょう。

 

Dear MR.Jonson、
①丁寧なあいさつ(ちなみにMr.は書かなくても問題ありません)Thank you for the meeting with me last week.
②相手に敬意を払う表現(この場合は先週のミーティングのお礼を述べている)
During the talk,you mentiond certain documents related some ploblems ofourproject.
③メールの目的(ミーティングの際に我々のプロジェクトの問題点を指摘してもらった)
It is possible to send me the documents you talked about?
④依頼内容(資料を送ってほしい)
They wold be very useful for the resolution of the problems.
⑤依頼の目的(その資料が問題解決に有益なものだから)
Sincerely.
⑥ていねいな締めの文章

Makoto

このように客先に送るメールはより簡潔に余計なことは書きません。

英文のビジネスメールの構成 関係者編

では次に関係者に送る場合のメールの構成を記載します。

関係者にメールを送る場合は、挨拶も早々にさっそく本題に入ることが特徴です。無駄な文章は一切省きます。

関係者

①あいさつ
②メールした理由
③依頼内容
④その理由
⑤結びの言葉

それでは具体的に例文を見てみます。

Hi,everyone,
①あいさつ
I`m looking forward to seeing everyone at the meeting next week.
②メールした理由
Before the meeting,please check these dicuments.
③依頼事項
I want to hear everyone`s opinion at the meeting.
④依頼理由
Please check these documents beforehand.
⑤依頼の再確認
Thanks,
⑥結びの言葉Masashi

どうでしょう?
英文メールはこのように日常会話をしている表現と同じ言葉で書かれていることが特徴です。
日本のメールですと、日常会話というよりは関係者といえどもビジネスで求められる表現を使うと思います。

何度も言いますが、そこが英文メールと日本文メールの最大の違いなのです。

英文のビジネスメールの構成 社内編

次に社内の人に送るメールの文章について掲載していきます。
社内メールの場合はより簡潔な文章になります。

社内

文の構成は下記のようになります。

①カジュアルなあいさつ
②依頼事項
②依頼の理由や木庭
③結びの言葉

では実際に例文を見てみましょう。

Hi everyone,
①カジュアルなあいさつ
Tomorrow, We must leave our office until six.
②依頼事項(明日は事務所を夕方6時までに全員退社してもらいたい)
because We have to maintenance all floor.
③依頼の理由(明日は全フロアのメンテナンスがあるため)Thank you.
④結びの言葉(社内文書の場合はこれでOK)Alisa

ビジネスメールの件名編

ビジネスメールを送る上で一番大切なのは、必ず読んでもうらうことです。
これは日本語でも英文でも同じことが言えます。
皆さんもそうだと思いますが、毎日たくさんのメールが届くと思います。

件名

相手にメールを後回りせずにメールを開いてもらうコツは、件名も簡潔に記載することです。
特に決まった書き方はありませんが、相手が見てすぐに開きたくなるような件名にすることで、見落とされる可能性が低くなります。

ビジネスメール敬称編

次にメールの文章の一番最初に記載する宛名に関しての書き方をご紹介します。
日本語の「~様」にあたる部分ですが、日本語のビジネスメールでは会社名と名前(+肩書)を書くのが一般的ですが
英語のメールではどのように記載すればよいか疑問に思う方も多いと思います。
ではその疑問を解消していきましょう。

様

お客様や面識の無い相手

相手が面識の無い方や非常にかしこまった表現をしたい場合にはこのような表現を使います。

男女ともDear+セカンドネーム(苗字)で表します。そしてDearの後に男女それぞれの敬称を記載します。

・男性の場合は
Dear MR.~
・女性の場合は
Dear Ms.~で統一します。
かつては既婚女性と未婚女性で敬称を分けていましたが、現在では婚姻の有無で敬称を分けることはなくなりました。

しかし相手が夫婦の場合は別です。

・夫婦に連名で宛名を書く際は
Dear MR.~and Mrs.~と記載します。

相手の性別がわからない場合

さて、上記は相手の性別がわかっているときにはよいのですが、面識の無い相手で性別がわからない場合はどうすればよいでしょうか?
その場合はDearの後にフルネームを記載するのが一般的となっています。

・相手の名前がわからない場合は、日本語のメール同様に肩書を記載します。
Dear Marketing Managerといった具合です。・万が一部署名もわからない場合は
Dear Sir or Madamで表現すれば丁寧な表現となります。
日本語でいう、ご担当者様といった表現です。

相手が関係者や面識のある相手の場合

相手との面識がある場合は、ややくだけた表現が使われるのが一般的です。
コミュニケーションを円滑にすすめる上でもその方がよいでしょう。

・その場合はDearの後にファーストネーム(名前)を記載します。また男女を表すMr.やMs.は使用しません。

Dear Satomi
Dear kevin
といった具合です。

ビジネスメール結び文編

最後に結びの文面について掲載します。

ビジネスメールの結びで良く使われるサンプルは以下の4つです。
この4つさえ頭に入れておけば問題ないと思います。

結び

・Sincerely.
・Rdgards,
・Kind regards,
・Best rgards,

上記はどれを使用してもよいです。
日本語でのビジネスメールの結びの言葉でしばしば使われる

「宜しくお願いします」といったようなニュアンスの言葉だと思ってもらえれば大丈夫です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回の記事では英文のビジネスメールの書き方をご紹介しました。

繰り返しますが、英語のビジネスメールは、簡潔に。そして日常使っているはなし言葉で書くことがポイントです。
そして、敬称と、あいさつ文、結びの言葉はある程度定型化されています。
あとはそれぞれのシーンに応じた文章の構成を守りながら、カスタマイズしていけば問題ないです。

ぜひ皆さんも臆することなく、英文メールにトライしてみてください。

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